أهم 8 فوائد للفواتير الإلكترونية: تساعدك على نمو أعمالك بشكل أسرع

تضمن لك إنشاء الفواتير الإلكترونية الكثير من المميزات إلى جانب تفادي الأخطاء والمشاكل الناتجة عن استخدام الفواتير الورقية، إلى جانب توفير الجهد والوقت.

وكلنا يعلم أن نظام الفواتير الورقية يحتاج الكثير من الوقت والجهد المبذول، خاصةً مع تزايد عمليات البيع والشراء، نتيجة نمو أعمالك، مما يضع عليك عبء كبير في حل المشاكل والأخطاء الناتجة عن ذلك.

لذلك ومع التقدم التكنولوجي أصبحت الفواتير الإلكترونية هي الحل الأنسب والطريقة الصحيحة لعمل فواتير كثيرة في وقت قصير بدون جهد، إلى جانب كونها أحد معايير نمو أعمالك بشكل سليم.

ما هي الفواتير الإلكترونية؟

هي عبارة عن فواتير مثلها مثل الفواتير الورقية، ولكنها فواتير إلكترونية على أجهزة الكمبيوتر والإنترنت وبتنسيقات وصيغ رقمية عديد مثل EDI أو XML أو Excel حيث يمكن دمجها داخل نظام إلكتروني يساعدنا على جمع البيانات وتنسيقها وتحليلها بطرق عديد.

أهم فوائد الفواتير الإلكترونية لأعمالك التجارية

تكمن الفوائد الرئيسية لنظام إنشاء فواتير إلكترونية بدلاً من الورقية، في توفير نفقات الورق والحبر المستخدم في إصدار الفواتير الورقية، إلى جانب توفير الوقت والجهد والأيدي العاملة، وإلى جانب هذه الفوائد، يوجد العديد من الفوائد الأخرى التي تساهم في نمو اعمالك بشكل أفضل ومنها:

زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت

من خلال برامج فوترة إلكترونية مخصصة لأعمالك يمكنك إنشاء الفواتير الإلكترونية وإرسالها لعملائك بدون تدخل بشري، مما يساهم في زيادة الإنتاجية من خلال توفير العديد من الخطوات المرتبطة بإصدار فواتير ورقية، كذلك ستجد أنك توفر الكثير من الوقت المهدور في عمل الفواتير.

خفض التكاليف

يساهم إنشاء الفواتير الإلكترونية في خفض الكثير من التكاليف المتعلقة بالفواتير الورقية، مما يساهم في توفير المال واستخدامه في نمو الأعمال والتركيز على مهام أخرى بدلاً من التركيز على الفواتير الورقية وآلية إصدارها ومراجعتها.

تقليل الأخطاء والمشاكل المرتبطة بنظام الفواتير الورقية

في نظام الفواتير الورقية ترتفع معدلات الخطأ في الفواتير وتزداد المشاكل، خاصةً عندما يكون لديك عدد كبير من الفواتير يومياً، ولكن عند استخدام برامج فوترة إلكترونية مخصصة لأعمالك ستتجنب أغلب المشاكل وكافة الأخطاء تقريبا وذلك بسبب تجنب التدخل اليدوي أو البشري في طباعة وإصدار الفواتير.

سهولة تتبع الفواتير والوصول إلى البيانات الخاصة بها

تساعد الفواتير الإلكترونية على سهولة تتبعها عند الحاجة والوصول الكامل للبيانات الخاصة بها مثل وقت الإرسال وقيمة الفاتورة ومحتواها والوقت الذي وصلت فيه إلى العميل ووقت رؤيته للفاتورة.

عمل أرشيف لكل الفواتير

من أهم المميزات والفوائد الناتجة عن استخدام نظام الفواتير الإلكترونية، هو سهولة عمل أرشيف كامل لملايين الفواتير و سهولة البحث فيه والوصول للفواتير المطلوبة بدقة عالية وسرعة كبيرة، كذلك يمكنك الوصول إلى معلومات محدد داخل الفواتير واستخدامها في العديد من العمليات الحسابية المتعلقة بأعمالك التجارية.

التأكد من عدم التلاعب بالفواتير

احتمالية التلاعب في الفواتير الورقية كبيرة جداً، خاصة عندما يتفق القائم على إصدار الفواتير والمراجع لها على التلاعب والغش، سيكون من الصعب كشف هذا التلاعب، ولكن الفواتير الإلكترونية تجعل الأمر يكاد يكون مستحيل، حيث يمكن تفعيل نظام الحماية والتحقق من صحة الفواتير بشكل إلكتروني، إلى جانب عدم تدخل العامل البشري الذي يمكنه التلاعب في الفواتير.

المساهمة في بناء نظام حسابات متكامل

يساعدك نظام الفواتير الإلكترونية على بناء وتكوين نظام حسابات إلكتروني متكامل بدون الحاجة لإدخال بيانات الفواتير مرة أخرى على نظام الحسابات بشكل يدوي، حيث يتم سحب بيانات الفواتير الإلكترونية ودمجها في نظام الحسابات المستخدم.

سرعة سداد الفواتير الإلكترونية عن الورقية

عندما تقوم بإصدار الفواتير الورقية وطباعتها وإرسالها بالبريد لعملاءك وتنتظر ردودهم عليها ثم الدفع، ستجد أن استهلكت الكثير من الوقت والجهد والتكاليف، ولكن عند إنشاء الفواتير الإلكترونية سوف يتم إرسالها بشكل تلقائي على عنوان البريد الإلكتروني للعميل ويمكنك كذلك إرسال رسالة نصية على هاتفه تذكره  بمراجعة الفاتورة ودفعها في المواعيد المتفق عليها، وبالطبع هذه الخطوات يتم تنفيذها في دقائق معدودة وبدون الحاجة لتدخل بشري.